Otras acciones

Además de la creación y consulta de instancias de un formulario, existen múltiples acciones aplicadas al uso de formularios que aportan un valor adicional y ayudan a optimizar el flujo de trabajo.

Veamos algunas de ellas a continuación.

Get Form Instance State

Devuelve el estado de una instancia de formulario, es decir, si se encuentra en estado de borrador o confirmada. Presenta los siguientes parámetros:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
state	Out	Texto	Estado de la instancia de formulario
lastSaved	Out	Texto	Fecha y hora del último guardado
Response	Out	Colección	Colección conteniendo todos los datos anteriores de la instancia de formulario

Get Form Instance Response

Incluye las propiedades de Get Form Instance State pero permite también recopilar los datos que hayan sido ingresados en una instancia de formulario, mostrándolos como valores. Sus propiedades son las siguientes:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
formDefinitionID	Out	Texto	ID de la plantilla a la cual pertenece la instancia
formInstanceId	Out	Texto	ID de la instancia de formulario, ya que se incluirá en la salida final
lastSaved	Out	Texto	Fecha y hora del último guardado
state	Out	Texto	Estado de la instancia de formulario
values	Out	Colección	Valores ingresados en la instancia de formulario
Response	Out	Colección	Colección conteniendo todos los datos anteriores de la instancia de formulario

Get Form Instance Token

Permite generar un nuevo token público para una instancia de formulario (por ejemplo, porque se encuentra vencido) definiendo los siguientes parámetros:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
expiresAt	In	Fecha y hora	Fecha de vencimiento del token
formInstanceId	Out	Texto	ID de la instancia de formulario, ya que se incluirá en la salida final
sharedFormToken	Out	Texto	Token que permite visualizar y modificar la instancia generada
URL	Out	Texto	Dirección accesible desde el navegador formada por la URL básica y el token
Response	Out	Colección	Colección conteniendo todos los datos anteriores de la instancia de formulario

Set Form Instance Process Info

Permite brindar a las personas que utilicen el portal o la aplicación de Teams la posibilidad de revisar el estado de los formularios que hayan enviado, el cual se refleja en las columnas “Estado del Proceso” y “Completado”.

Visualización del estado de un formulario en el Portal

Esta acción se configura con los siguientes parámetros:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
status	In	Texto	Estado de procesamiento de la instancia que se mostrará al usuario
endState	In	Texto	Estado de procesamiento final, cuyas opciones son “OK” o “Error”
completionMessage	In	Texto	Mensaje especificando las condiciones en que finalizó la instancia

Delete Form Instance

Permite borrar una instancia de formulario. Sus principales propiedades son:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
force	In	Flag	Fuerza la eliminación de una instancia

Get Attachments / Download Attachment

Estas acciones se encuentran estrechamente vinculadas, ya que la primera permite listar todos los archivos adjuntos en los campos de este tipo de determinada instancia, y la segunda, permite descargar todos los archivos del listado obtenido.

Veamos las propiedades de la acción Get Attachments:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	ID de la instancia de formulario
stageIndex	In	Número	Stage del cual se obtienen los adjuntos
Attachments	Out	Colección	Lista de URLs para descargar los archivos

Por su parte, la acción Download Attachment incluye los siguientes parámetros:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
AttachmentURL	In	Texto	URL de la que descargar el archivo
Path	In	Número	Ruta donde se guardará el archivo descargado

Upload FormInstance Resource / Delete FormInstance Resource

Estas acciones permiten, respectivamente, añadir y eliminar un recurso de una instancia de formulario. El tipo de recursos que se gestionan por esta vía no se encuentran incluidos en el diseño del formulario, sino que se añaden como enlaces externos con material descargable:

Las propiedades a definir para cargar un nuevo recurso son:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	URL de la que descargar el archivo
Path	In	Número	Ruta en la cual se adjuntará el archivo

Para eliminarlo, en cambio, deberá establecerse:

Parámetros	Dirección	Tipo de dato	Descripción
formInstanceId	In	Texto	URL de la que descargar el archivo
ResourceName	In	Texto	Nombre del recurso del cual se quiere eliminar el adjunto